ماذا تجهّز قبل تغطية فعاليتك في ليبيا؟

يبني فريق التغطية المتمرّس خطته على برنامج فعاليتك، لكن بعض ما يحتاج إليه لا يجده إلا عندك: من سيحضر وبأي صفة، وكيف يُكتب كل اسم وكل صفة، وأيّ الضيوف يفضّل ألّا يُصوَّر، وما اتفقت عليه مع إدارة المكان، ومن يملك صلاحية اعتماد المادة. وموجز التغطية صفحة أو صفحتان تدوّن فيهما ذلك كله، وهو الأساس الذي تُبنى عليه خطة التغطية الإعلامية، فلا يضطر أحد إلى التخمين يوم الحدث.

أما طريقة التخطيط للتغطية نفسها، وما تتسلّمه بعدها ومتى، وهل يُنشر شيء أثناء الفعالية، فتجدها مشروحة في صفحة تغطية الفعاليات في طرابلس، ليبيا. ويتناول هذا الدليل جانبك أنت: المعلومات والقرارات التي يحتاج إليها الفريق منك قبل أن تُفتح الأبواب.

الخطأ في اسم ضيف أو في صفته، حين يظهر في تعليق صورة منشورة، هو أول ما يلاحظه الضيوف والشركاء، ويصعب تداركه بعد أن يتداول الناس المنشور. لذلك أرسل إلى فريق التغطية قبل الفعالية قائمة واحدة يعتمدها المسؤول عن البروتوكول في مؤسستك، وتتضمن:

• الأسماء باللغتين: اسم كل ضيف ومتحدث كما يجب أن يُكتب بالعربية والإنجليزية. فللاسم العربي أكثر من صيغة بالحروف اللاتينية (Mohamed أو Mohammed أو Muhammad)، وللاسم الأجنبي أكثر من صيغة بالعربية، لذا اسأل مكتب كل ضيف عن الصيغة التي يعتمدها بدل أن تخمّنها.

• الصفات وصيغ المخاطبة: الصفة الرسمية كما تكتبها جهة الضيف نفسها، باللغتين، ومعها صيغة المخاطبة إن وُجدت، مثل «معالي» أو «سعادة». واستعمل الصيغة نفسها في تعليقات الصور والخبر الصحفي والمنشورات، وقارنها كلها بالقائمة قبل نشرها.

• الضيوف الرسميون: من يحضر بصفة رسمية، وموعد وصوله، ومكان جلوسه، وهل يرافقه مصوّر أو فريق حماية من جهته. وإن كان كذلك، فينبغي أن يعرف فريق التغطية مسبقاً أين يُسمح له بالوقوف.

• ترتيب الفقرات: الترتيب النهائي للمتحدثين والجلسات. وإن تغيّر يوم الحدث، فليبلّغ شخص واحد قائد فريق التغطية بذلك، حتى تطابق الصور وتعليقاتها البرنامج كما جرى فعلاً.

• الشركاء والرعاة: كل جهة يجب أن يُذكر اسمها أو يظهر شعارها، وترتيب ظهورها، والصيغة الصحيحة لاسمها، والنسخة المعتمدة من شعارها.

فريق التغطية يقرر كيف يصوّر فعاليتك، أما ما يجب أن يُوثَّق منها فقرارك أنت، لأنك وحدك تعرف أيّ مصافحة تهمّ مجلس إدارتك، وأيّ راعٍ ينتظر أن يرى لافتته في الصور. خذ البرنامج المطبوع وراجعه فقرةً فقرة، وحدّد عليه:

• ما يحدث مرة واحدة: الافتتاح، وتوقيع اتفاقية، وتسليم جائزة، والصورة الجماعية. اكتب موعد كل منها بجانبه، وأخبر الفريق بما لا يمكن إعادته منها إن فات.

• أشخاص يجب أن يظهروا: ضيف الشرف والشركاء والرعاة، وكل من ستطلب جهته صوراً بعد الفعالية. ولا يكفي الاسم وحده، فإما أن يعرف الفريق صاحبه بوجهه، وإما أن يدلّه عليه شخص من جانبك. وبعد الفعالية، قارن الصور المختارة بهذه القائمة.

• القاعة والتفاصيل: القاعة وفيها الحضور، والمنصة، والأجنحة أو المنتجات المعروضة، واللافتات. فصور المكان هي ما ستعود إليه لاحقاً حين تريد أن تعرض كيف بدت الفعالية.

• لحظتان في وقت واحد: إن تزامنت لحظتان مما حدّدته، كجلسة على المنصة بينما يتجوّل ضيف الشرف في المعرض، فقرّر مسبقاً أيّهما أهم، حتى يتوزّع الفريق أو يختار في الحال.

• ما لا يُصوَّر: كل جلسة أو قاعة أو ضيف يُستثنى من التصوير. ودوّن هذه الاستثناءات بالوضوح نفسه الذي تدوّن به ما يجب تصويره.

أخبر ضيوفك قبل وصولهم أن الفعالية ستُوثَّق بالصور والفيديو، وأين قد تُنشر المادة. واذكر ذلك في الدعوة وكرّره عند التسجيل. وامنح من لا يرغب في الظهور طريقة سهلة للاعتذار عنه، كبطاقة بلون مختلف أو كلمة لفريق الاستقبال، ثم سلّم أسماءهم إلى قائد فريق التغطية.

وإن كنت ستدعو وسائل الإعلام، فأرسل إلى كل منها طلب تغطية إعلامية يتضمن الموعد والمكان والبرنامج، واسم الشخص الذي سيستقبل الإعلاميين يوم الحدث. وقرّر هل يبقى الإعلاميون طوال البرنامج أم يكتفون بالافتتاح، وخصّص لكاميراتهم مكاناً لا تحجب فيه الرؤية عن الحضور. وبعد الفعالية، تأكد من وصول الخبر الصحفي ومجموعة من الصور إلى كل مؤسسة إعلامية دعوتها، حضرت أم لم تحضر.

واسأل إدارة المكان عمّا تسمح به قبل أن يضطر الفريق إلى سؤالها يوم الحدث: متى يدخل لتجهيز معداته، وأين تُمدّ الكابلات وتُثبَّت الإضاءة، وهل في المكان أجزاء يُمنع فيها التصوير. فلكل فندق أو قاعة قواعده.

واتفق أخيراً على حدود استخدام الصور ومقاطع الفيديو بعد الفعالية: في قنواتك، ولدى الشركاء والرعاة، وفي الصحافة، وفي حملاتك المقبلة. فالضيف الذي قبل الظهور في تغطية الفعالية لم يوافق بالضرورة على الظهور في إعلان، والاستخدام في حملة يحتاج إلى إذن مستقل.

حدّد شخصاً واحداً يعتمد تعليقات الصور والمنشورات والاقتباسات أثناء الفعالية، وتأكد أنه ليس من المتحدثين ولا ممن يستقبلون ضيف الشرف. وحدّد شخصاً ثانياً ينوب عنه حين ينشغل.

واتفق مسبقاً على ما يحتاج إلى موافقته وما لا يحتاج إليها: صور القاعة قد لا تحتاج إلى اعتماد، أما ما يقتبس كلام مسؤول أو يذكر اسم شريك فيمرّ عليه أولاً.

وأعطِ قائد فريق التغطية رقم هاتف من يعتمد المادة، وعرّف أحدهما بالآخر قبل أن يبدأ البرنامج، فسيحتاج قائد الفريق إلى أن يجده بعد أن تمتلئ القاعة. وبعد الفعالية، يعتمد الشخص نفسه المادة النهائية، فتطابق الأسماء والاقتباسات فيها ما اعتُمد يوم الحدث.

انسخ هذا الجدول إلى ملف التخطيط لفعاليتك، واكتب بجانب كل سطر اسم من يتولاه.

قائمة تحقق لموجز التغطية

يمتد نظام الفعاليات لدينا من التخطيط الكامل والتنسيق المؤسسي إلى إدارة المتحدثين والبرنامج وتنفيذ التغطية الإعلامية، ويتولاه فريق واحد. وإذا كان لفعاليتك منظّمٌ بالفعل، تولّينا التغطية وحدها. ومقرّنا طرابلس ونغطي الفعاليات في عموم ليبيا.

والتصوير والمونتاج من عمل فريق الإنتاج الداخلي نفسه الذي ينفذ حملاتنا، وتجد تفاصيل عمله في صفحة إنتاج المحتوى والفيديو في ليبيا. أما المادة الموجّهة إلى الصحافة فنكتبها بالعربية والإنجليزية، ضمن عملنا في العلاقات العامة في ليبيا.

وتولّينا هوية فعاليات شبكة أعمال موصياد في ليبيا ومواد برامجها وتغطية تجمّعاتها.